ERP Seçerken Nelere Dikkat Edilmeli? 10 Yılda Görülen Hatalar

ERP projelerinin önemli bir bölümünün planlanan bütçeyi aştığına dair araştırmalar var. Bu tablonun arkasında çoğunlukla teknik bir başarısızlık değil, seçim aşamasında sorulan yanlış sorular ve verilen erken kararlar yatıyor.

Tanıtıma güvenmek en yaygın tuzak

Satış ekibinin gösterdiği tanıtım genellikle en parlak özelliklerden oluşur. Sizin günlük iş akışlarınız, veri girişinde zorlanan personeliniz veya özelleştirme gerektiren raporlarınız o tanıtımda görünmez. Tanıtıma değil referanslara güvenin: sizinle aynı sektörden, benzer ölçekteki bir firmayı arayıp sorun.

Referans görüşmesinde sorulacak sorular da bellidir: geçiş ne kadar sürdü, bütçe aşıldı mı, destek talepleri ne kadar sürede yanıtlanıyor ve bugün yeniden seçme şansı olsa aynı kararı verirler mi? Bu dört sorunun cevabı, saatlerce süren tanıtımdan daha çok şey anlatır.

Sormanız gereken sorular

• Canlıya geçiş sonrası destek süresi ne kadar, maliyeti nedir?
• Sistemde özelleştirme yaptırmak istediğimizde kim yapıyor, ne kadar sürüyor?
• Verilerimizi başka bir formata aktarabilir miyiz?
• Kaç kullanıcı lisansı dâhil, ek kullanıcı maliyeti nedir?
• Mevcut muhasebe veya e-belge sistemimizle entegrasyon var mı, ek ücretli mi?
• Yıllık bakım bedeli ve artış oranı sözleşmede yazılı mı?
• Yazılım güncellendiğinde özelleştirmelerimiz korunuyor mu?

Son iki soru sözleşme aşamasında en çok atlanan maddelerdir. Yıllık artış oranı belirsiz bırakıldığında maliyet öngörülemez hâle gelir; özelleştirmelerin güncellemede korunmaması ise her sürüm yükseltmesini ayrı bir projeye dönüştürür.

Fiyat mı, toplam sahip olma maliyeti mi?

Lisans bedeli ilk ödediğiniz rakamdır. Ama uyarlama, eğitim, entegrasyon, yıllık bakım ve gelecekteki yükseltme maliyetleri toplandığında gerçek rakam ortaya çıkar. Ucuz başlayan projeler genellikle özelleştirme aşamasında fark yaratır.

Karşılaştırmayı üç yıllık toplam maliyet üzerinden yapmak en sağlıklı yöntemdir. Bu süre, kurulum giderlerinin ve tekrar eden bedellerin birlikte görülebilmesi için yeterlidir.

Hazır çözüm mü, özel geliştirme mi?

Hazır bir paket hızlı devreye girer ve yıllarca güncellenmeye devam eder; karşılığında bazı süreçlerinizi yazılıma uydurmanız beklenir. Özel geliştirme süreçlerinizi olduğu gibi destekler ama hem uzun sürer hem de bakım sorumluluğunu size bırakır.

Doğru soru hangisinin daha iyi olduğu değil, hangi süreçlerinizin gerçekten size özgü olduğudur. Faturalama ve stok hareketi her işletmede benzer işler; burada standart çözüm mantıklıdır. Ayrışan süreçler için ise özelleştirme yatırıma değer.

Kullanıcı deneyimini küçümsemeyin

Muhasebe müdürünüzün onayladığı sistem, depo personelinin kullanamadığı sistem olabilir. Sahaya inmeden kararı yönetim katında verirseniz, kullanıcı direnciyle karşılaşırsınız. Her departmandan en az bir kişi seçim sürecine dâhil olmalıdır.

Değerlendirme sırasında her departmanın kendi günlük işini deneme ortamında yapması istenmelidir. Bir faturanın kesilmesi, bir mal kabulünün girilmesi ve bir raporun alınması; bu üç deneme çoğu zaman kararı kendiliğinden verdirir.

Sözleşmede aranacak maddeler

• Verinin mülkiyeti ve talep hâlinde dışa aktarım yükümlülüğü
• Destek yanıt süresi taahhüdü ve çalışma saatleri
• Eğitim kapsamı: kaç kişi, kaç saat, tekrar edilebilir mi
• Kabul kriterleri: proje hangi şartlar sağlandığında tamamlanmış sayılır
• Fiyat artış oranının üst sınırı
• Sözleşme sonlandırıldığında veri teslim süreci

En iyi ERP en pahalı olan değil, kullanıcılarınızın vazgeçmeyeceği olandır.

İhtiyaç listesini önce siz çıkarın

Seçim sürecine tedarikçi görüşmeleriyle başlamak yaygın bir hatadır. Doğru sıra, önce kendi ihtiyaç listenizi çıkarmaktır: hangi süreçler sorun yaratıyor, hangi raporlar üretilemiyor, hangi işler ikinci kez yapılıyor?

Bu liste hazır olduğunda görüşmeler tamamen değişir. Tedarikçinin göstermek istediklerini izlemek yerine, sizin ihtiyaçlarınızın karşılanıp karşılanmadığını sorarsınız. Karar da böylece özelliklere değil, gerçek ihtiyaca göre verilir.

Listeyi hazırlarken ihtiyaçları zorunlu ve tercih edilen olarak ikiye ayırmak faydalıdır. Zorunlu maddelerden birini karşılamayan çözüm elenir; tercih edilen maddeler ise kalan adaylar arasında karşılaştırma ölçütü olur.

Ölçeklenebilirliği sorgulayın

Bugünkü ihtiyacınıza göre seçilen bir sistem, iki yıl içinde dar gelebilir. Kullanıcı sayısı arttığında, yeni bir şube açıldığında ya da yeni bir satış kanalı eklendiğinde sistemin bunu karşılayıp karşılamayacağı baştan sorulmalıdır.

Aynı şekilde gereğinden büyük bir sistem seçmek de risklidir. Kullanılmayan modüller hem maliyet hem karmaşıklık üretir. Doğru ölçek, bugünkü ihtiyacı karşılayan ve büyümeye alan bırakan çözümdür.

Seçim sürecinin sonunda karar tek bir kişinin değil, sistemi kullanacak ekibin ortak değerlendirmesiyle verilmelidir. Yönetim katında alınan ve sahaya sorulmadan uygulanan kararlar, teknik olarak doğru olsa bile benimsenmez.

Son olarak acele etmemek gerekir. Birkaç haftalık ek değerlendirme süresi, yıllarca kullanılacak bir sistemde yapılacak yanlış seçimin maliyetinin yanında önemsiz kalır.