ERP Geçiş Projesi Nasıl Yönetilir? Sahadan Notlar

Bir üretim firmasının satın alma müdürü canlıya geçiş gününü şöyle anlattı: 'Sabah sistemi açtık, iki saat sonra ilk siparişin girilmesi gerekiyordu. On dakika kala muhasebe bana geldi ve bir şablonun çalışmadığını söyledi. Planı yapmıştık ama o planı test etmemiştik.' Bu an, pek çok ERP geçişinin mihenk noktasıdır.

Proje başlamadan önce: veri kalitesi

Eski sistemden yeni sisteme taşınan veri, kaynaktaki kalitesiyle taşınır. Yanlış müşteri adresleri, mükerrer cari hesaplar ve tutarsız ürün kodları hepsi beraberinde gelir. Veri taşıma öncesi temizlik genellikle projenin en uzun ve en yorucu aşamasıdır; ama bu aşamaya katlanmak zorunludur.

Temizlik sırasında hangi verinin taşınacağına da karar verilmelidir. Geçmiş yılların tüm hareket dökümünü aktarmaya çalışmak çoğu zaman gereksizdir; eski sistem salt okunur biçimde saklanabiliyorsa arşiv ihtiyacı zaten karşılanmış olur.

Sorumluluk kimde?

Başarısız geçişlerin ortak özelliği, projeyi sahiplenen bir iç sorumlunun bulunmamasıdır. Tedarikçi firma yazılımı kurar, ancak süreçlerin nasıl işleyeceğine karar verecek olan işletmedir.

Bu nedenle işletme içinden bir proje sorumlusu belirlenmeli ve bu kişiye yeterli zaman ayrılmalıdır. Günlük işinin yanına eklenen bir sorumluluk, yoğun dönemlerde ilk bırakılan iş olur ve proje askıda kalır.

Paralel çalışma ne kadar sürmeli?

Hem eski hem yeni sistemi aynı anda çalıştırmak çift iş anlamına gelir. Ama en az bir muhasebe dönemi paralel çalışmak, karşılaştırma imkânı verir. Aradaki farkı yakalayamazsanız hangisinin doğru olduğunu bilemezsiniz.

Paralel dönemin gereğinden uzun tutulması da risklidir. Çift kayıt uzadıkça ekip yorulur ve yeni sistem hiçbir zaman tam olarak benimsenmez. Bir dönem yeterlidir; sonunda net bir kapanış kararı verilmelidir.

Geçiş planında olması gerekenler

• Her departman için ayrı canlıya geçiş tarihleri belirleyin, hepsini aynı anda geçmeyin
• İlk haftayı tam destekle geçirin: uygulama ekibi sahada olsun
• Geri dönüş planı yazın; bir şey ters giderse eski sisteme dönmek için süre ve adım belirleyin
• Kullanıcı testlerini canlıya geçişten en az iki hafta önce bitirin
• Geçişi yoğun sezona ya da dönem sonuna denk getirmeyin
• Her kritik süreç için yazılı bir kabul testi hazırlayın

Bu listedeki geri dönüş planı en çok atlanan maddedir. Hazırlanması birkaç saat sürer ve çoğu zaman hiç kullanılmaz; ama kullanılması gerektiğinde projenin tamamını kurtarır.

Değişim yönetimi teknik kadar önemlidir

'Yeni sistemi kimse kullanmak istemiyor' şikâyeti, aslında eğitim eksikliğinin değil katılım eksikliğinin işaretidir. Kullanıcıları karar sürecine erken dâhil edin; kendi işlerini anlatan örnek senaryolar üretmelerini isteyin. Sahiplik hissi olmadan kullanım oranı düşer.

Eğitimin tek bir güne sıkıştırılmaması da önemlidir. Kısa ve tekrarlanan oturumlar, uzun tek bir eğitimden çok daha kalıcıdır. Ayrıca her departmanın yalnızca kendi kullanacağı bölümü öğrenmesi, öğrenme yükünü belirgin biçimde azaltır.

Geçiş sonrası ilk üç ay

Canlıya geçiş projenin sonu değil, en kritik döneminin başlangıcıdır. İlk haftalarda ortaya çıkan sorunlar hızla çözülmezse ekip eski alışkanlıklarına döner ve sistem yalnızca kısmen kullanılır.

Bu dönemde haftalık kısa bir değerlendirme toplantısı yapmak en etkili yöntemdir. Sorunlar birikmeden ele alınır, kullanılmayan modüllerin nedeni araştırılır ve raporların doğruluğu elle çapraz kontrol edilir.

ERP geçişi bir yazılım kurulumu değil, işletmenin çalışma biçiminin yeniden yazılmasıdır.

Süreçleri olduğu gibi taşımayın

Geçiş projelerinin en büyük kaçırılmış fırsatı, mevcut süreçlerin sorgulanmadan yeni sisteme aktarılmasıdır. Yıllardır alışkanlıkla yürütülen bir onay adımı ya da gereksiz bir form, dijital ortamda da tekrar edilirse hiçbir iyileşme sağlanmaz.

Geçiş, süreçleri gözden geçirmek için doğal bir fırsattır. Her adım için 'bu neden var?' sorusu sorulduğunda, bazı adımların yalnızca eski sistemin kısıtları yüzünden var olduğu görülür.

Öte yandan her şeyi değiştirmeye çalışmak da riskli olur. Sistem değişimi ile süreç değişimini aynı anda yapmak, sorun çıktığında kaynağını bulmayı zorlaştırır. Kritik olmayan iyileştirmeleri geçiş sonrasına bırakmak daha güvenlidir.

Proje ne kadar sürer?

Süre işletmenin büyüklüğüne ve kapsama göre değişir; ancak gerçekçi bir plan yapmanın kuralı bellidir: veri temizliği ve test aşamalarına, kurulumdan daha fazla zaman ayrılmalıdır.

Takvim sıkıştırıldığında ilk feda edilen aşama her zaman test olur ve bunun bedeli canlıya geçiş gününde ödenir. Planı hazırlarken beklenmedik durumlar için pay bırakmak, gecikmeyi değil sürprizi önler.

Geçiş projeleri, iyi yönetildiğinde işletmenin çalışma biçimini kalıcı olarak iyileştirir. Kötü yönetildiğinde ise hem bütçe hem de ekibin yeni sisteme olan güveni kaybedilir; ikincisini geri kazanmak birincisinden çok daha zordur.

Bu nedenle plan yaparken hız değil sağlamlık öncelikli olmalıdır. Bir hafta gecikmeli ama sorunsuz bir geçiş, zamanında yapılan ama haftalarca düzeltmeyle uğraşılan bir geçişten her zaman daha ucuzdur.