Kritik Stok Seviyesi Nasıl Belirlenir? Formülden Pratiğe

Bir kırtasiye deposu yöneticisi şunu paylaştı: 'Kâğıt bitti diye bir okulun siparişini geri çevirdik. Aslında kâğıt vardı ama hangi depoda olduğunu bilemedik; bulmaktan vazgeçtik.' Bunun adı stok problemi değil, takip problemidir. Ve kritik seviye tanımlanmadığı için de hiçbir sinyal gelmemişti.

Kritik stok seviyesi nedir?

Kritik stok seviyesi, yeni sipariş verilmesi gereken eşiktir; stok sıfırlanmadan önce tedarik süresi boyunca yetecek miktardır. Adına asgari stok ya da yeniden sipariş noktası da diyebilirsiniz.

Bu eşiğin amacı stoksuz kalmayı önlemektir, ama tek amacı bu değildir. Doğru belirlenmiş bir eşik aynı zamanda gereğinden fazla stok tutulmasını da engeller; yani hem satış kaybını hem de bağlanmış sermayeyi azaltır.

Basit formül

Yeniden sipariş noktası, günlük ortalama tüketimin tedarik süresiyle çarpımıdır. Her gün elli adet satılan ve tedarikçiden on günde gelen bir ürün için elli çarpı on, yani beş yüz adet bulunur. Stok beş yüze indiğinde sipariş açılması gerekir.

Bu hesaba bir de güvenlik stoğu eklenir. Güvenlik stoğu, tedarikin gecikmesi ya da talebin beklenenden yüksek çıkması durumunda tampon görevi görür. Formül böylece günlük tüketim çarpı tedarik süresi artı güvenlik stoğu hâline gelir.

• Mevsimsel ürünlerde yüksek sezon tüketimini esas alın, yıllık ortalamayla hesaplamayın
• Tedarikçinin vaat ettiği süreyi değil, gerçekte geçen süreyi kullanın
• Hatalı ürün ve iade oranlarını da güvenlik stoğuna ekleyin
• Her ürünün kritik seviyesi farklıdır; hepsine aynı eşiği uygulamak hata kaynağıdır
• Asgari sipariş miktarı olan ürünlerde bu kısıtı da hesaba katın
• Tedarikçi tatil ve kapanış dönemlerini takvimde işaretleyin

Tedarik süresini gerçekten ölçmek

Formüldeki en kritik değişken tedarik süresidir ve çoğu işletme bunu yanlış bilir. Sipariş verildiği an ile malın rafa girdiği an arasındaki süre ölçülmelidir; tedarikçinin kargoya verdiği tarih değil.

Bu süreyi ölçmek için son beş ya da on siparişin tarihlerine bakmak yeterlidir. Ortalama alınırken en uzun süre de göz önünde bulundurulmalı; güvenlik stoğu tam olarak bu sapmayı karşılamak içindir.

Her ürüne aynı özeni göstermek gerekmez

Yüzlerce ürün çeşidi olan bir depoda hepsi için ayrı ayrı hesap yapmak pratik değildir. Ürünleri değer ve devir hızına göre gruplamak, çabayı doğru yere yöneltmeyi sağlar.

Cironun büyük bölümünü oluşturan az sayıdaki ürün için hesap titizlikle yapılır ve sık gözden geçirilir. Düşük değerli ve yavaş dönen ürünlerde ise kabaca belirlenmiş bir eşik yeterlidir.

Uyarı sistemini otomatik hâle getirin

Kritik seviyeyi hesapladınız; şimdi birinin bu rakamı her gün kontrol etmesi mi gerekiyor? Hayır. Yazılım, stok bu eşiğe indiğinde otomatik uyarı üretmeli; sorumlusu bildirimi aldığında sipariş sürecini başlatmalıdır. Elle takip, kaçırılan uyarıların baş nedenidir.

Uyarının kime gideceği de belirlenmelidir. Herkese giden bir bildirim, pratikte kimsenin sorumluluk almadığı bir bildirime dönüşür. Tek bir sorumlu tanımlamak, sistemin işlemesini sağlayan en basit kuraldır.

Eşikleri güncel tutmak

Bir kez hesaplanan kritik seviye sonsuza kadar geçerli değildir. Talep değişir, tedarikçi süreleri uzar ya da kısalır, yeni ürünler eklenir. Bu nedenle eşiklerin en az altı ayda bir gözden geçirilmesi gerekir.

Gözden geçirmenin en pratik göstergesi, stoksuz kalınan durumların sayısıdır. Sık stoksuz kalınıyorsa eşik düşük; buna karşılık ürünler uzun süre rafta bekliyorsa eşik gereğinden yüksek demektir.

Stok bitmeden 'bitmek üzere' dediğinizde müşteri kaybetmezsiniz. Fark bu kadar basittir.

Fazla stok da bir maliyettir

Kritik seviye konuşulurken genellikle stoksuz kalma riski öne çıkar; oysa aşırı stok da en az onun kadar zararlıdır. Rafta bekleyen mal, başka bir işte kullanılabilecek sermayeyi bağlar.

• Bağlanan sermaye: para stokta beklerken nakit sıkışıklığı yaşanır
• Depolama maliyeti: alan, raf ve işçilik giderleri artar
• Eskime ve miad riski: bekleyen ürün değer kaybeder
• Fire ve hasar: elleçleme arttıkça kayıp da artar
• Kampanyayla eritilen stok: indirimle satılan mal marjı düşürür

Bu nedenle doğru kritik seviye, hem stoksuz kalmayı hem de gereksiz birikmeyi önleyen dengeli bir noktadır. Sadece güvenli tarafta kalmak için eşiği yüksek tutmak, görünmeyen bir maliyet üretir.

Bu dengeyi izlemenin en pratik göstergesi stok devir hızıdır. Bir ürünün yılda kaç kez tükenip yenilendiği hesaplandığında, hangi kalemlerin gereğinden fazla tutulduğu açıkça görülür.

Kritik stok seviyesi doğru kurulduğunda satın alma kararları tartışma konusu olmaktan çıkar. Ne zaman ve ne kadar sipariş verileceği sistemin ürettiği uyarıyla belirlenir; kişisel sezgi devreden çıkar.

Bu düzenin ikinci faydası devir teslimdir. Satın almadan sorumlu kişi değiştiğinde bilgi kaybı yaşanmaz, çünkü eşikler kayıtlıdır ve yeni gelen kişi aynı sinyalleri alır.